Bảo mật dữ liệu

Chính sách bảo mật

Áp dụng cho Cổng khách hàng Pháp lý (phaply.vnl.fi và taichinh.vnl.fi). Phiên bản 1.2 – cập nhật 22.10.2026.

1. Ai chịu trách nhiệm dữ liệu

VNL Trading Oy (Y-tunnus 3572786-7), Sörnäistenkatu 2, 00580 Helsinki, Finland. Liên hệ về dữ liệu cá nhân: hello@vnl.fi, +358 413 292 169.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Tài khoản: email, mật khẩu (chỉ lưu dạng mã hoá một chiều), họ tên, số điện thoại.
Định danh cho giấy tờ chính thức: mã số cá nhân Phần Lan (henkilötunnus) nếu anh/chị có; với khách doanh nghiệp: tên công ty và Y-tunnus, được đối chiếu với sổ đăng ký công khai PRH / YTJ.
Hồ sơ: giấy tờ anh/chị tải lên và thông tin đọc từ giấy tờ (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, quốc tịch, ngày hết hạn, thu nhập, số dư, số liệu thuế…). Giấy tờ có thể chứa thông tin của người thân, người bảo lãnh hoặc chủ lao động.
Dịch vụ đặt hẹn & thủ tục cá nhân (bệnh viện, TE-toimisto, DVV…): mô tả tình trạng, mong muốn và giấy tờ liên quan anh/chị tự chọn tải lên – có thể gồm thông tin sức khoẻ (giấy khám cũ) hoặc hộ tịch (giấy chứng nhận độc thân, quyết định ly hôn). Thông tin sức khoẻ chỉ dùng để đặt hẹn cho anh/chị và chỉ chuyên viên phụ trách xem.
Kế toán doanh nghiệp: thông tin doanh nghiệp, lịch sử đăng ký ALV, 4 số cuối thẻ thanh toán, các dòng sao kê ngân hàng và lời giải thích của anh/chị cho từng dòng.
Mã khách hàng. Nếu anh/chị từng là khách của VNL, chúng tôi dùng hồ sơ khách cũ để cấp lại đúng mã cũ.
Nếu anh/chị liên hệ VNL qua WhatsApp, Zalo, Messenger, email hoặc điện thoại: tên, cách liên hệ, câu hỏi, ngày VNL cần liên hệ lại và báo giá VNL đã gửi (mã số cá nhân, số tài khoản trong tin nhắn được che trước khi lưu).
Email gửi tới hello@vnl.fi: hệ thống tự ghi địa chỉ email, tên và nội dung thư, rồi gửi thư báo đã nhận. File đính kèm không được mở hay lưu – anh/chị vui lòng tải giấy tờ lên cổng khách hàng.
Nội dung trao đổi với trợ lý trực tuyến.
Lịch sử đồng ý / không đồng ý dùng AI, thời điểm đăng nhập và nhật ký thao tác của nhân viên trên hồ sơ.

3. Mục đích và cơ sở xử lý

Quản lý tài khoản và thực hiện dịch vụ anh/chị yêu cầu – hợp đồng dịch vụ.
Đọc giấy tờ và trả lời câu hỏi bằng AI – chỉ khi anh/chị đồng ý; rút lại được bất cứ lúc nào. Không đồng ý thì anh/chị vẫn tải giấy tờ lên cổng; chuyên viên kiểm tra thủ công.
Trả lời tin nhắn và liên hệ lại trước khi ký hợp đồng – theo yêu cầu của chính anh/chị.
Mã số cá nhân – cần cho hồ sơ gửi cơ quan nhà nước, theo Luật Bảo vệ dữ liệu Phần Lan.
Lưu chứng từ kế toán – nghĩa vụ pháp lý.
Trả lời câu hỏi chung trên trang công khai và nhật ký bảo mật thao tác của nhân viên – lợi ích chính đáng.

4. Trí tuệ nhân tạo (AI)

Khi anh/chị đồng ý, Google Gemini đọc giấy tờ để lấy thông tin cần thiết và kiểm tra hồ sơ đủ hay thiếu. AI chạy trên Google Cloud trong Liên minh châu Âu; Google không dùng dữ liệu này để huấn luyện mô hình. Chuyên viên VNL luôn kiểm tra kết quả và quyết định mọi việc; AI không tự nộp hồ sơ hay quyết định thay anh/chị.

Trước mỗi lần AI đọc giấy tờ, hệ thống kiểm tra anh/chị còn đồng ý hay không. Nếu anh/chị rút lại đồng ý, hoặc VNL đổi nội dung đồng ý mà anh/chị chưa đồng ý bản mới, AI không đọc giấy tờ của anh/chị nữa.

5. Bên xử lý dữ liệu cho VNL

Supabase (cơ sở dữ liệu và lưu file, máy chủ tại Stockholm, Thụy Điển), Vercel (website, máy chủ tại Stockholm), Google Cloud (AI Gemini, xử lý trong EU), Shellit (hộp thư hello@vnl.fi và gửi email, Phần Lan); sau này Google Workspace (trao đổi chứng từ kế toán). Mỗi bên chỉ xử lý theo chỉ dẫn của VNL, theo thoả thuận xử lý dữ liệu. VNL không bán dữ liệu của anh/chị.

WhatsApp, Messenger và Zalo chưa nối với hệ thống của VNL. Tin anh/chị gửi qua các ứng dụng đó chịu điều khoản riêng của từng ứng dụng; VNL sẽ cập nhật chính sách này trước khi nối.

6. Chuyển dữ liệu ra ngoài EU

Giấy tờ và việc xử lý AI nằm trong EU. Một số nhà cung cấp là công ty Mỹ hoặc Singapore; mọi truy cập từ ngoài EU (nếu có) được bảo vệ bằng điều khoản hợp đồng mẫu của Liên minh châu Âu hoặc Khung bảo vệ dữ liệu EU–Mỹ.

7. Thời gian lưu trữ

Giấy tờ hồ sơ pháp lý và giấy tờ tài chính không phải chứng từ kế toán: 12 tháng sau khi hồ sơ đóng.
Chứng từ kế toán: 7 năm theo luật kế toán Phần Lan (kể cả khi anh/chị yêu cầu xoá – xem mục 9).
Tài khoản không hoạt động: xoá sau 24 tháng.
Thông tin, tin nhắn và báo giá của người chưa trở thành khách hàng: 12 tháng sau lần liên hệ cuối.
Bản gốc tin nhắn / email nhận qua các kênh: 90 ngày.
Trao đổi với trợ lý trực tuyến: 90 ngày.
Bản sao lưu (trong EU, để phòng mất dữ liệu): cơ sở dữ liệu 7 ngày; giấy tờ đã xoá còn trong bản sao lưu tối đa 30 ngày. Khi anh/chị yêu cầu xoá toàn bộ dữ liệu, bản sao lưu giấy tờ được xoá ngay.

8. Bảo mật

Kết nối mã hoá; lưu file riêng tư; mỗi khách chỉ thấy hồ sơ của mình; tự đăng xuất sau 15 phút không thao tác và khi đóng trình duyệt; nhân viên đăng nhập bằng xác minh 2 bước và chỉ xem hồ sơ của cổng hoặc hồ sơ được giao cho mình; mọi thao tác của nhân viên đều được ghi lại.

9. Quyền của anh/chị

Anh/chị có quyền xem, sửa, xoá dữ liệu, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý, nhận dữ liệu ở dạng chuyển được, và rút lại đồng ý dùng AI trong trang Tài khoản. Gửi yêu cầu tới hello@vnl.fi; VNL trả lời trong vòng một tháng. Khi anh/chị yêu cầu xoá, VNL xoá toàn bộ dữ liệu, trừ chứng từ kế toán mà luật bắt buộc lưu: phần đó được khoá lại tới hết thời hạn luật định và tài khoản đăng nhập bị đóng. Anh/chị cũng có thể khiếu nại tới Văn phòng Thanh tra Bảo vệ Dữ liệu Phần Lan (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

10. Thay đổi

VNL thông báo trên website và qua email trước khi thay đổi quan trọng có hiệu lực.

Liên hệ

Mọi yêu cầu về dữ liệu: hello@vnl.fi hoặc hotline +358 413 292 169.